Privacy statement

Dit privacy statement is van toepassing op alle diensten en werkzaamheden die door en namens Loonen Advocaten B.V. – tevens handelend onder de naam Loonen Advocaten / Mediation – worden uitgevoerd.

In dit privacy statement vindt u de algemene informatie over de manier waarop Loonen Advocaten B.V. met persoonsgegevens omgaat. Tevens vindt u hierin de rechten die u als betrokkene heeft.

Loonen Advocaten B.V. verwerkt tijdens haar dienstverlening persoonsgegevens van haar cliënten en haar relaties. Loonen Advocaten B.V. realiseert zich dat de bescherming van persoonsgegevens van cliënten en relaties van zeer groot belang is. Wij hechten er derhalve aan om de vertrouwelijkheid van persoonsgegevens te beschermen.

De verwerkingsverantwoordelijke

Loonen Advocaten B.V. is een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid. Het inschrijvingsnummer in het handelsregister bij de Kamer van Koophandel is 92314090.

Loonen Advocaten B.V. heeft een kantoorlocaties, te weten te (6131 KK) Sittard, aan het adres Wilhelminastraat 9a. Van zowel cliënten als relaties ontvangen wij persoonsgegevens, reden waarom wij verwerkingsverantwoordelijke zijn in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Indien u vragen heeft over de verwerking van persoonsgegevens binnen Loonen Advocaten B.V. kunt u zich wenden tot de heer mr. Ronald Loonen, die fungeert als degene die belast is met de functie van privacy officer in de zin van de AVG.

Welke gegevens verwerkt Loonen Advocaten B.V.?

Wij verwerken de gegevens van onze cliënten, hetgeen betekent dat wij naam, adres, woonplaats en contactgegevens verwerken, maar ook geboortedata en bankrekeningnummers. Omdat wij in voorkomend geval ook dienen te beschikken over het BSN van cliënten, worden die gegevens onder omstandigheden ook verwerkt. In het kader van de aanvraag van gefinancierde rechtsbijstand dienen wij ook te beschikken over de persoonsgegevens van een eventuele partner van desbetreffende cliënt, tevens bestaande uit naam, adres, woonplaats, geboortedatum en BSN. Die gegevens worden louter gevraagd met als doel de aanvraag van gefinancierde rechtsbijstand bij de Raad voor Rechtsbijstand.

Naam, adres en contactgegevens van cliënten hebben wij nodig om contact te kunnen hebben onderhouden met onze cliënten en om hun identiteit vast te stellen.

Voor een advocatenkantoor worden dergelijke verplichtingen (bijvoorbeeld de identificatieplicht) in het leven geroepen in de Advocatenwet en de Gedragsregels die gelden voor advocaten. Omdat wij voor cliënten dossiers behandelen, komen wij vaak ook te beschikken over nadere persoonsgegevens van de betreffende cliënt, zoals medische gegevens, gegevens over godsdienst, strafrechtelijke gegevens en andere soorten gegevens, die in het kader van de belangenbehartiging door de cliënt aan ons kantoor ter beschikking worden gesteld en noodzakelijk zijn om een dossier te kunnen behandelen.

In sommige gevallen zullen wij gegevens met derden moeten delen. Bijvoorbeeld indien een gerechtelijke procedure wordt opgestart, alsdan zal een processtuk bijvoorbeeld aan een deurwaarder, aan een rechtbank en aan een tegenpartij of andere belanghebbende worden toegezonden. Dat geschiedt altijd pas na toestemming van de cliënt en wordt in het dossier vastgelegd.

Personeelsadministratie

Bij Loonen Advocaten B.V. zijn diverse personeelsleden in dienst, zowel intern als extern. Voor al die personeelsleden wordt in het kader van hun dienstbetrekking een personeelsadministratie bijgehouden. Tevens wordt er een arbeidsrechtelijk dossier aangehouden van alle interacties tussen de werkgever en haar werknemers. Voor wat betreft stagiaires wordt een stagecontract afgesloten en digitaal bewaard. Tot het betreffende personeelsdossier heeft slechts de directie en extern loonbureau directie toegang.

Tevens ontvangen wij vaak sollicitatiebrieven van sollicitanten. In dat kader verwerken wij naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en alle zaken die we in een Curriculum Vitae tegenkomen. De gegevens zullen niet langer dan zes maanden na de sollicitatie worden bewaard.

Loonen Advocaten B.V. realiseert zich dat zij met ontvangen persoonsgegevens uitermate prudent dient om te gaan en zal zich wat dat betreft ook immer houden aan de verplichtingen voortvloeiend uit de AVG.

Verwerkers

Loonen Advocaten B.V. verricht haar werkzaamheden voor een groot deel vanuit haar beschermde digitale omgeving. Dat doet zij middels contracten met ICT-leveranciers. Met de betreffende leveranciers zijn verwerkingsovereenkomsten gesloten, waarin die ICT- leveranciers zich tevens conformeren aan de verplichtingen uit de AVG.

Wettelijke bewaartermijnen

Loonen Advocaten B.V. bewaart gegevens conform de wettelijke bewaartermijnen. Loonen Advocaten B.V. zal persoonsgegevens niet langer bewaren dan voor het doel waarvoor ze worden verwerkt, hetgeen van geval tot geval kan verschillen voor de personen van wie wij die persoonsgegevens verwerken.

Uw rechten als betrokkene in de zin van de AVG

U heeft als betrokkene recht op inzage in de betreffende gegevens die wij verwerken. Wij dienen u bij het indienen van een dergelijk verzoek te kunnen identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. Wij zullen in beginsel inzage geven in de van u verwerkte persoonsgegevens, reden waarom wij dat hebben gedaan, inzage geven aan wie die gegevens in het kader van de dienstverlening zijn verstrekt, en voor welke duur die persoonsgegevens zullen worden bewaard. Slechts indien onze wettelijke geheimhoudingsplicht in de weg staat aan het verstrekken van gegevens, zullen wij deze niet verstrekken of slechts voor zover de wet ons dat toelaat.

Indien wij gegevens verkeerd hebben verwerkt, heeft u het recht op rectificatie en kunt u daartoe een verzoek indienen. Ook in dat geval dient u zich te identificeren.

Tevens kunt u, als degene van wie wij persoonsgegevens hebben verwerkt, om verwijdering van de gegevens vragen. Er zijn een aantal gevallen waarin wij aan een dergelijk verzoek moeten voldoen, te weten wanneer:

• de persoonsgegevens niet meer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze werden verkregen;
• er geen toestemming van de betrokkene meer is om diens persoonsgegevens te verwerken en Loonen Advocaten B.V. dus ook geen toestemming meer heeft die te verwerken;
• er sprake is van onrechtmatig verwerkte gegevens;
• er bezwaar wordt gemaakt tegen verwerking van de gegevens en, alle belangen afwegend, Loonen Advocaten B.V. dat bezwaar gegrond verklaart;
• indien er een wettelijke plicht is die Loonen Advocaten B.V. verplicht tot wissen van de betreffende gegevens.

In voorkomend geval kunt u ook vragen om de gegevensverwerking te beperken, al dan niet tijdelijk.

De gegevens overdragen

De gegevens die wij verwerken kunnen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke worden overgedragen, indien de betrokkene daarvoor uitdrukkelijke toestemming geeft. Daarnaast kunnen wij aan de betrokkene de gegevens overdragen op een gebruikelijke wijze, bijvoorbeeld digitaal, dan wel schriftelijk.

Stichting Beheer Derdengelden Loonen Advocaten

Als advocatenkantoor zijn wij verplicht een bankrekening te hebben welke wordt gehouden door een stichting beheer derdengelden, waarop door cliënten en derden gelden kunnen worden gestort die geen eigendom zijn van Loonen Advocaten B.V. De betreffende rekening derdengelden wordt geadministreerd onder een stichting beheer derdengelden, waarvan de bestuurders iedere transactie op die rekening derdengelden dienen goed te keuren. Slechts de betreffende bestuurders van die rekening derdengelden hebben toegang tot die rekening derdengelden, leden van de directie van Loonen Advocaten B.V. hebben daarin inzage. Toegang tot gegevens van deze stichting, zoals de boekhouding, bankafschriften e.d. is er slechts voor de medewerkers van de financiële administratie, alsmede de leden van de directie van de stichting beheer derdengelden. De betreffende rekening derdengelden wordt in het cliëntbeheersysteem van Loonen Advocaten B.V. geadministreerd, voor zover het betreft inkomende en uitgaande gelden. De bedoeling is dat de boekhouding binnen dat systeem volledig gelijkloopt aan alle inkomende gelden op die rekening derdengelden.

Vragen

Bij vragen kunt u zich wenden tot de privacy officer van ons kantoor, de heer mr. Ronald Loonen, via ronald@loonenadvocaten.nl.